Dataskyddsbeskrivning

Medlemmar, volontärer, kunder och nätverk

1. Upprätthållare av register

Fiskars hembygdsförening r.f./Fiskars museum
Åkerraden 26
10470 Fiskars

2. Kontaktpersoner

Föreningens medlemsregister

Cecilia Bruncrona
cecilia@elimo.fi
+358 40 825 4884

Museets register över volontärer, kunder och nätverk

Museichef Emi Ingo
emi.ingo@fiskarsmuseum.fi
+358 45 353 8381

3. Registrets namn

Fiskars hembygdsförenings medlemsregister
Fiskars museums register över volontärer
Fiskars museums kund- och nätverksregister

4. Avsikten med behandlingen av personuppgifterna

De av föreningen insamlade personuppgifterna behandlas med hänvisning till föreningslagens förpliktelser; att upprätthålla medlemsregister, producera föreningsverksamhet för medlemmar, informera medlemmarna, uppbära medlemsavgifter och anskaffa medel. Uppgifterna kan också användas för att dokumentera medlemskap som upphört.

Avsikten med behandlingen av volontärers personuppgifter är administrationen av volontärskapet, kontakt och informationsspridning. Avsikten med behandlingen av personuppgifter gällande kunder– och nätverk är informationsspridning och marknadsföring.

Uppgifterna behandlas enligt följande rättsliga grunder:

Föreningslagen 26.5.1989 https://finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1989/19890503. Förpliktar att upprätthålla medlemsregister.

EU:s dataskyddsdirektivet, 6 artikeln 1f. I vissa fall är behandlingen nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges berättigade intressen. Till exempel för att informera Fiskars museums kunder och nätverk om evenemang, tjänster, nyheter eller annat av allmänt intresse.

EU:s dataskyddsdirektivet, 6 artikeln 1a. Då den registrerade har givit sitt samtycke för behandlingen av personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål.

5. Innehållet i registren

Upprätthållaren av registret behandlar dylika personuppgifter:

för- och efternamn, födelsetid, modersmål
postadress, e-postadress, telefonnummer
medlemsinformation som medlemsslag, medlemskapets längd, uppgifter om betalning av

medlemsavgifter

identifikationsuppgifter vid elektronisk kommunikation

Upprätthållaren av registret avgör regelbundet, med hänsyn till gällande lagstiftning, hur nödvändigt det är att spara de insamlade uppgifterna. Medlemsuppgifter och uppgifter angående avtalspartners sparas så länge medlemskapet eller avtalet är i kraft men högst 10 år efter att medlemskapet eller avtalet upphört. Uppgifter som insamlats med samtycke av den registrerade sparas så länge tills den registrerade meddelar om att uppgifterna ska raderas.

6. Regelmässiga personuppgiftskällor och datainnehåll

Personuppgifter insamlas av den registrerade till exempel i samband med godkännande av medlemskap, då den registrerade meddelar om uppdatering av personuppgifterna i registren eller inleder volontärarbete. Då det gäller nätverk kan uppgifterna också insamlas från pålitliga offentliga källor.

7. Regelmässigt utlämnande av personuppgifter

Fiskars hembygdsförening överlåter information endast åt sådana utomstående serviceproducenter som behövs; för det tekniska upprätthållandet av registren, för fakturering av medlemsavgifter och övrig medelanskaffning, för kommunikation med medlemmar och nätverk, för att producera verksamhet för medlemmar och för stödtjänster inom administrationen.

Vi överlåter inte registeruppgifter utanför EU/ETA området.

8. Dataskydd

Elektronisk material:

Personuppgifter insamlas i databaser, som är skyddade av brandmurar, med lösenord och övriga tekniska hjälpmedel. Endast för uppgiften utsedda personer får behandla personuppgifterna i databaserna. Varje användare har användarnamn och lösenord till systemet i fråga. De arbetsstationer och det media som används för lagring eller säkerhetskopiering är skyddade med lösenord. Informationen i registren är inte hemligstämplad.

Analogt material:

Det analoga materialet bevaras i övervakade och låsta utrymmen på Fiskars museum eller i låsta utrymmen hemma hos styrelsemedlemmar eller föreningens medlemsregisteransvariga.

9. Tredje part

Vi använder vissa tjänster av tredje part. Vi har valt tjänsteleverantörerna noggrant, så att vi kan vara säkra att de följer EU:s dataskyddslag. De här parterna finns i USA och följer EU-U.S Privacy Shield –förordningen som är anpassad till EU:s dataskyddslag. Tjänsterna kan innehålla cookies av mätning- och uppföljningstjänster, marknadsföringsnätverk eller annan tredje part.

Bekanta dig med användningen av cookies här.

9.1. WP Engine
Den här hemsidans hosting-tjänst erbjuds av WP Engine. WP Engine har förbundit sig till att följa EU:s dataskyddslag. Sidan skyddas bland annat på följande sätt: dygnet runt övervakning, HTTPS-skydd, regelbundna uppdateringar, förvaring av insamlat data i databaser, som är skyddade med bland annat brandmurar, kryptering, begränsning av tillgång och användarrättigheter.

Mer om WP Engines villkor kan du läsa här

9.2. Google Analytics

Vi använder Google Analytics för att mäta hur våra nättjänster används. Google Analytics kan spara cookies på användarens maskin för att till exempel samla data om hemsidans besökarmängder. Informationen kan också användas för att visa sannolikt intressant marknadsföring för användaren. Cookies är små textdokument, som webbläsaren sparar på användarens dator. Cookies innehåller ofta en namnlös, personlig identifikation, som hjälper att känna igen och räkna hur många webbläsare som besöker vår hemsida.

Bekanta dig med användningen av cookies här.
Tilläggsinformation om Google Analytics villkor kan du läsa här.

9.3. Att förhindra cookies

Användaren kan tömma sin webbläsare på cookies i webbläsarens inställningar. Förhindrandet av cookies kan påverka användarvänligheten av våra tjänster.

Bekanta dig noggrannare med hur vi använder cookies här.

10. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

få information om hur ens personuppgifter behandlas
på begäran kontrollera de uppgifter som upprätthållaren av registret har sparat
kräva att felaktiga uppgifter korrigeras
kräva att uppgifter avlägsnas ifall det finns laglig grund för det
säga upp sitt samtycke eller motsäga sig behandlingen av de personuppgifter som insamlats med samtycke
motsäga sig behandlingen av ens personuppgifter eller kräva att behandlingen begränsas
överklaga behandlingen av personuppgifter hos tillsynsmyndigheten

Uppdatering av dataskyddsbeskrivningen

Dataskyddsbeskrivningen kan uppdateras om verksamheten eller lagstiftningen förändras.

Senast uppdaterat 30.9.2020

Dataskyddsbeskrivning
Samlingsförvaltning

1. Upprätthållare av register

Fiskars hembygdsförening r.f./Fiskars museum/Pojo lokalhistoriska arkiv

Åkerraden 26
10470 Fiskars

2. Kontaktpersoner

Museets register över föremåls- och bildsamlingar

Amanuens Maria Ollikainen
maria.ollikainen@fiskarsmuseum.fi
+358 45 353 8391

Arkivets register över arkivsamlingar

Arkivarie Jonas Selenius
arkivet@fiskarsmuseum.fi
+358 44 050 0854

3. Registrets namn

Fiskars museums föremåls- och bildsamlingar
Pojo lokalhistoriska arkivs arkivsamlingar

I vilken form registren upprätthålls:

Elektroniskt: Collecte-samlingsförvaltningssystem
Analogt: Handlingar gällande donationer, donationsavtal, kartotek och diarier, låneavtal för fotografier, fotografier arrangerade enligt ort och ämne, förtecknat och ickeförtecknat arkivmaterial

4. Avsikten med behandlingen av personuppgifterna

Avsikten med behandlingen av personuppgifterna är administrationen av museet och arkivets samlingar och att uppfylla de uppgifter som bestäms i museilagen.

Rättslig grund:

Museilagen (314/2009)

EU:s dataskyddsdirektiv 6, artikeln 1e. Hanteringen av personuppgifter är nödvändig för att verkställa uppgifter av allmänt intresse.

§ 4 i dataskyddslagen

5. Innehållet i registren

Vid hanteringen av samlingarna behandlas personuppgifter som har att göra med objekten i samlingarna, till exempel föremål eller bilder. Sådana personuppgifter är till exempel:

namn, kön, födelsetid och dödsdatum
födelseort, bostadsort
utbildning, yrke, titel

Upprätthållaren av registret behandlar också andra slags personuppgifter som har att göra med administrationen av samlingarna. Till exempel följande uppgifter:

information om donatorn; namn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsetid och -ort samt yrke
information om låntagare; namn, adress, e-post, telefonnummer
information om de personer som utför åtgärder vid samlingsförvaltningen

De personuppgifter som ingår i samlingarnas metadata är nödvändiga för att säkerställa samlingarnas och arkivhandlingarnas tillförlitlighet, integritet, användbarhet och bevarande. Information om upphovsmännen till samlingarna är en viktig del av metadatan som beskriver samlingarnas ursprung och sammanhang. Information om upphovsmän behövs ofta för att hitta och använda samlingarna samt tillhörande informationsinnehåll. Information om materialets upphovsman kan vara nödvändig för att bedöma samlingarnas och deras informationsinnehålls tillförlitlighet och bevisvärde.

Den personuppgiftsansvarige behandlar också personuppgifter inom ramarna för arkivverksamheten. Vissa arkivsamlingar innehåller levande personers namn, adresser och personnummer. Enligt 4 § i dataskyddslagen har den personuppgiftsansvarige rätt att behandla forsknings- och kulturarvsmaterial samt tillhörande metadata som innehåller personuppgifter för arkiveringsändamål av allmänt intresse, för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål, på ett sätt som står i proportion till det mål av allmänt intresse som eftersträvas. Arkivens och museernas uppdrag av allmänt intresse är att bevara och tillgängliggöra kulturarv och forskningsrelevant material.

6. Regelmässiga personuppgiftskällor och datainnehåll

Informationen insamlas av den personuppgiftsansvarige, som ett resultat av den egna verksamheten och forskningen, från dokument, arkivmaterial och av dem som donerar materialet.

7. Regelmässigt utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter kan ges till forskare eller samlingstjänsternas kunder för forsknings- eller privata ändamål.

Vid behov sekretessbelägger den personuppgiftsansvarige arkivmaterial som innehåller personuppgifter för att skydda de registrerades personuppgifter från olovlig användning. Det sekretessbelagda arkivmaterialet kommer att vara tillgängligt för vetenskaplig forskning även under sekretessperioden (om inte annat avtalats med ifrågavarande materials donator / upphovsman). I så fall kommer användningen av materialet att dokumenteras noggrant och syftet med användningen av materialet kommer att klargöras.

Vi överlåter inte registeruppgifter utanför EU/ETA området.
Personuppgifter överlåts inte till direktmarknadsföring.

Enligt 35 § i dataskyddslagen har arkivets och museets personal tystnadsplikt när de utför åtgärder som innebär behandling av personuppgifter.

8. Lagringstid för personuppgifterna

Personuppgifterna sparas permanent. Informationen är inte offentlig.

9. Dataskydd

Elektroniska register:

Personuppgifter insamlas i Collecte-databasen som är skyddad av brandmurar, med lösenord och övriga tekniska hjälpmedel. Endast för uppgiften utsedda personer får behandla personuppgifterna i databasen. Varje användare har användarnamn och lösenord till systemet i fråga. Rättigheter till databasen ges av samlingsförvaltningssystemets huvudanvändare. I databasloggarna lagras information om vem som har redigerat, lagt till och/eller raderat data.

Registeruppgifterna är inte hemligstämplade, men inte heller offentliga.

Analoga register:

Det analoga materialet bevaras i Fiskars museums övervakade och låsta utrymmen. Endast arkivets och museets personal har tillträde till arkivutrymmena, där arkivmaterial som innehåller personuppgifter katalogiseras, förvaras och förstörs. Inga personuppgifter som finns i arkivmaterialet kommer att publiceras i någon som helst form. Ordnandet och förtecknandet av arkivmaterial är en av skyddsåtgärderna för behandlingen av personuppgifter. I samband med ordnandet och katalogiseringen görs en bedömning av personuppgifternas forsknings- eller kulturarvsvärde och onödiga personuppgifter avlägsnas. Onödigt arkivmaterial som innehåller personuppgifter gallras bort och förstörs alltid på ett säkert sätt.